Ei liene salaisuus, että IT-projektit ovat luonteeltaan taipuvaisia vähintäänkin venymään reilusti alkuperäisestä aikataulusta ja nitisemään liitoksistaan aiotun laajuuden puitteissa, jos ei nyt suorastaan epäonnistumaan raskaasti. Jotta raamit pysyisivät kassassa, kulut balanssissa ja projektiryhmä järjissään, tarvitaan yleensä jokin projektin hallintaan sopiva toimintamalli, joka tukee projektin suunnittelua ja toteutusta. Ilokseni voin ilmoittaa, että ainakin yksi erittäin oivallinen ratkaisu on olemassa ja sen aatelinen arvonimi on PRINCE2 (PRINCE2 = PRojects IN Controlled Environment version 2, iso-britannialaista logiikkaa).
Hivenen höperöstä nimestään huolimatta on PRINCE2 “häkellyttävän kurko” ratkaisu juuri IT-projektien hallintaan. Mallina PRINCE2 on yleispätevä projektinhallintamenetelmä joka sopii mihin tahansa projektiin, mutta skaalautuvuutensa ja dynaamisuutensa ansiosta se on erittäin oivallinen ratkaisu tietojärjestelmähankkeen tai -projektin rungoksi. Tämä kirjoitus ei ole lyhyt oppimäärä PRINCE2:sta tai mainosluontoinen esitelmä myynnillisessä mielessä, ainoastaan allekirjoittaneen mielipide PRINCE2:sta projektihallintamenetelmänä. Se nimittäin ”rokkaa”!
Parasta PRINCE2:ssa on, että se ei itsessään millään tavalla rajaa käytettävää projektimetodologiaa tai työkaluja, vaan antaa mahdollisuuden esimerkiksi erilaisten ketterien menetelmien, kuten SCRUM:in käyttöön silloin, kun sellaisesta on hyötyä jonkin tietyn projektin vaiheen toteutuksessa. Jos tuntuu, että kankeus on valttia, on sekin PRINCE2:ssa mahdollista.
Muokattavuus tukee halutun lopputuloksen saavuttamista
PRINCE2 koostuu seitsemästä periaatteesta, seitsemästä teemasta ja seitsemästä prosessista. Periaatteet ohjaavat päätöksentekoa koko projektin elinkaaren ajan, teemat kuvaavat syitä projektin toteutukselle sekä näkökulmaa projektin hallintaan ja prosessit aktiviteetteineen ohjaavat projektin etenemistä suunnitelman mukaisesti. Menetelmänä PRINCE2 on tuotelähtöinen (Product Focused) ja edellyttää, että on olemassa oleva liiketoimintaperusteinen ongelma, joka pitää ratkaista (Business Justification). Liiketoimintaongelman (Business Case) jatkuva arviointi ja tarkastelu koko projektin toteutuksen ajan takaavat, että harhalaukauksia ei tule ammuttua, kun maali pysyy tukevasti paikallaan. Oman kokemukseni mukaan IT-projekteissa maali(t) tuppaavat usein heilumaan sen mukaan, mistä päin tuulee. Liiketoimintaongelman uudelleenarviointi kunkin vaiheen päättämisen ja hyväksymisen yhtenä kriteerinä edesauttaa maalin ankkurointia paikalleen.
Mielestäni PRINCE2:n ehdottomia vahvuuksia ovat Tailored to fit –periaate eli projektimallin muokattavuus lopputuotteen mukaan, vaiheittainen hallinta (Manage by Stages), jonka avulla on helppo määritellä päätöksentekokohdat ja suunnitella projektille järkevä ja täsmällinen vaiheistus, sekä poikkeuksilla hallitseminen (Manage by execption). Poikkeuksilla hallitsemisen ehdoton vahvuus on projektin päättäjien ”vaivaaminen” vain silloin, kun on oikeasti käsillä asioita, joilla on vaikutus projektiin – KAIKKI vihaavat turhia kokouksia. Edellä mainitsemani vahvuudet kuvaavat PRINCE2 -projektimallin tapaa korostaa ohjausryhmätyöskentelyn arvoa ja painottaa, että ohjausryhmän on oltava aktiivinen osa projektia nakitus- ja tylytysautomaattina toimimisen sijaan (Directing a project).
Projektipäällikön työkalut – miten hallita lisätäytteet listan ulkopuolelta?
Projektipäällikön työkalut PRINCE2 -mallissa ovat eri vaiheiden (Controlling a Stage) ja vaiherajojen hallinta ja seuraaminen yhdessä ohjausryhmän kanssa (Managing a Stage Boundary). Jotta projektipäällikkö ei joutuisi roikkumaan stressin partaalla ja alakierteisten baseball-syöttöjen lailla viuhuvien nakkien kurimuksessa, on vaiheiden suunnittelu ja niistä viestiminen ohjausryhmään ensiarvoisen tärkeää. Kun projekti on jaettu selkeisiin vaiheisiin, on projektipäällikön helppo seurata ja hallita projektiin liittyviä kokonaisuuksia ja tuoda ohjausryhmälle julki esiin nousevia poikkeuksia, jotka vaativat päätöksentekoa.
Erityisesti IAM -projektien ja –hankkeiden kohdalla projektin laajuus ja aikataulu saattaa muuttua, kun toivotut toiminnallisuudet laukaisevat tarpeita uusille järjestelmäintegraatioille ja kehitystarpeille, ja tätä kautta tuovat kokonaisuuteen lisää vaatimuksia uusille tarvemäärittelyille. Loogistahan on, että jos pitsaan laittaa lisää täytteitä listan ulkopuolelta, on pitsalaatikon koonkin jossain vaiheessa kasvettava vastaamaan uutta sisältöä, muuten paketti leviää ennen kuin se päätyy asiakkaalle asti. Tähän lisätäytteiden ikuiseen ongelmaan, joka IT-projekteja tuntuu epidemian lailla vaivaavan, on ratkaisuna projektin vaiheittainen toteutusmalli ja poikkeuksien kautta hallitseminen. Näiden kahden PRINCE2-prosessin myötä projektipäällikön on helpompi pysyä kartalla projektin nykytilasta ja nostaa lippu pystyyn tunnistaessaan asian, jolla on aikataulu- tai kustannusvaikutus, tai kun tunnistettu seikka uhkaa muuttaa projektin ennalta sovittua laajuutta.
Uuden vaatimuksen tai tarpeen noustessa tapetille arvioidaan sen vaikutus liiketoimintaongelmaan ja sitä ratkaisevaan lopputuotteeseen. Mitään muutoksia ei jyrätä käynnissä olevan toteutusvaiheen päälle ilman asianmukaista muutoshallintaprosessia. Muutoshallintaprosessi käynnistetään, kun projektipäällikkö tunnistaa poikkeustilanteen ja raportoi tämän ohjausryhmään tai hankkeen/projektin omistajalle.
Hyvä esisuunnittelu ja muutoksenhallinta kampittavat kiirettä
Identiteetinhallinnan projektien kanssa vaatimukset liittyvät usein integroitavien järjestelmien määrittelyihin tai tarkemmin sanottuna niiden puutteeseen, yhteinen nimittäjä edellä mainituille ongelmille on kiire. Kiire on asia, joka on alituisesti läsnä tietotekniikkaprojektissa. Kiire johtuu lähes poikkeuksetta siitä, että ei tutkittu ennen kuin alettiin hutkia. Jos on syöksytty suoraan toteutuksen kimppuun ilman asianmukaista määrittelyvaihetta, ovat ongelmat jatkossa takuuvarma asia. Kiirettä PRINCE2 pyrkii taklaamaan esisuunnitteluvaiheella (Initiating a project), jonka tarkoituksena on kirjoittaa auki ja määrittää liiketoimintaongelma, sitouttaa ohjausryhmä projektiin ja päätöksentekoon sekä määrittää tulevia tehtäviä ja projektin laajuutta.
Omasta kokemuksestani voin sanoa, että jos taustaprosessit eivät ole selvillä, ei lopputuloskaan voi olla kovin ruusuinen. Tosin, jos ”ruma, mutta toimiva” kelpaa ensimmäiseksi tuotokseksi, voi alkuperäisen projektin jatkoksi luoda (on jopa suotavaa) uuden vaiheen tai projektin, jonka tarkoitus on säilyttää ja parantaa jo saavutettua toiminnallisuutta. Näin toimittaessa voidaan oppia aiemmin koetusta, joka on myös yksi PRINCE2:n periaatteista (Learn from Experience). Olennaisena osana PRINCE2 -projektiin liittyy, että projektin käynnistysvaiheessa, ennen projektin todellista aloitusta, kerätään, käydään läpi ja summataan aiemmista vastaavista toteutuksista saatu aineisto ja ohjataan toimintaa ja projektin vaiheistusta sitä kautta mahdollisimman järkevään ja strukturoituun suuntaan.
Olennaista PRINCE2:lle on, että projektisuunnitelma on nimenomaan suunnitelma, kolmeen kivitauluun hakatun ehdottoman toimintatapamääräyksen ja kiinteäksi jäädytetyn aikataulun sijaan. Edellisen lauseen tarkoituksena ei suinkaan ole sanoa, että PRINCE2:lla on helpompaa luistaa aikatauluista kuin aiemmin, vaan tukea käsitystä, että tietojärjestelmäprojektit ovat tuomittuja alituiseen muutokseen. Muutosten ja projektin hallintaan on olemassa toimiva menetelmä, jota käyttämällä voidaan isotkin muutokset hallita ja kanavoida niin, etteivät mittarit pärähdä punaiselle, kulut nouse kattoon ja projektiryhmä päädy kököttämään työpisteidensä ääreen tyhjä katse silmissään ja sormet painamaan Enteriä To-Do listan hipoessa alempia pilvikerroksia. Poikkeuksilla hallitseminen, vaiherajojen tarkkailu ja kunkin vaiheen hallittu kontrollointi vähentävät huomattavasti turhista yllätyksistä aiheutuvaa hötkyilyä.
Helposti lähestyttävän ja nopeasti omaksuttavan PRINCE2:sta tekee se, että se perustuu maalaisjärkeen ja valmiiksi pähkäiltyihin parhaisiin käytäntöihin (Best Practises). Pyörällä on kummasti mukavampi lähteä ajamaan, kun ei tarvitse keksiä sitä ennen ajelua vaan voi ottaa käyttöön jo koeponnistetun ja toimivaksi havaitun menopelin. Mielestäni PRINCE2 on projektin toteutusmallina kuningasvalinta, koska se vähentää ja tehostaa projektin hallintaan kuluvaa ajankäyttöä ja sen tarjoamien metodien avulla on suhteellisen helppoa saada kaikki projektiin olennaisesti liittyvät sidosryhmät ymmärtämään haluttu lopputulos samalla tavalla.
Aiheet: 